Dans cet article, nous allons voir les bonnes pratiques et astuces pour paramétrer votre bibliothèque d’observations sur notre plateforme Finalcad One.

Finalcad étant avant tout un outil de communication, il est primordiale de paramétrer votre projet de façon claire, explicite et simple pour fluidifier et faciliter la communication au sein de votre chantier entre les différentes entreprises intervenantes.

Lors de la création de votre observation, vous allez devoir sélectionner 2 types d’éléments :

• Les métiers de votre projet (autrement dit, les corps d'état de votre chantier)
• Les observations-type (une liste des défauts standards)

Vous pourrez également assigner une entreprise en charge de la résolution de l'observation. 

Abordons maintenant les différences entre les éléments ci-dessus et les bonnes pratiques pour une bibliothèque optimale.   

A noter qu'une bibliothèque standard est déjà disponible par défaut dans tous les projets FC One. 

Sommaire

1. Maîtriser la notion d’observation-type
2. Différencier une observation-type d’un commentaire
3. Limiter le nombre d’observations-type
4. Limiter les droits de modification à 1 ou 2 utilisateurs

1. Maîtriser la notion d’observation-type

Une observation-type peut être assimilée à un constat à traiter, un défaut dans l’exécution de l’ouvrage. Les observations-type seront enregistrées dans la bibliothèque d’observation. Elles permettent à l’utilisateur de sélectionner directement le défaut dans la liste sans avoir à l’enregistrer manuellement. Ceci lui permet de gagner du temps sur le chantier et de se concentrer sur d’autres activités à plus forte valeur ajoutée.

La liste d’observation-type est spécifique pour chaque métier. Les défauts standards pour les lots peinture ou plomberie sont différents.

Quelques exemples d’observations-type : 

• ‘Reprendre la 2ème couche’ pour le lot peinture
• ‘Déplacer la vanne’ pour le lot plomberie
• ‘Remplacer le luminaire’ pour le lot éclairage
• Etc

Nous conseillons de formuler les observations en utilisant un verbe d’action et la désignation de l’objet concerné. Ainsi, le défaut à reprendre sera explicite et clairement identifiable. 

Après sélection de l’observation-type, l’observation sera créée dans votre projet et vous pourrez lui ajouter des photos ou des commentaires dans le flux d’activité.

2. Différencier une observation-type d’un commentaire

Les observations-type vont vous permettre de pré-définir une liste d’observation standard correspondant aux observations les plus courantes pour chaque lot. Ainsi, lorsque l’utilisateur voudra créer une nouvelle observation, il n’aura plus qu’à faire son choix dans la liste (étape 4 de l'image ci-dessous).

Chaque liste d’observation-type est indépendante et spécifique à chaque corps d'état. La liste du lot ‘Plomberie’ sera différente de celle du lot ‘Menuiseries intérieures’.

A contrario, un commentaire est une description plus détaillée de l’observation complétée directement par l’utilisateur. Il ne sera pas ajouté à la liste d’observation-type et devra être manuellement complété à chaque création d’observation. 

Un commentaire pourra être agrémenté de photos. Le nombre de commentaires par observation est illimité.    

3. Limiter le nombre d’observations-type

Afin de faciliter la création d’observation, une bonne pratique consiste à limiter la liste des observations-type par lot à 20 entrées maximum. 

Ainsi, vous garantissez que la liste est suffisamment exhaustive sans être trop longue. A titre d’exemple, il n’est souvent pas nécessaire de préciser la localisation de l’observation. La localisation sera indiquée par l’emplacement de la pastille sur le plan.

Quelques exemples :

4. Limiter les droits de modification à 1 ou 2 utilisateurs

Afin de fluidifier et de maîtriser la communication entre les différents intervenants, nous vous conseillons de limiter le nombre de personne ayant les droits d'édition sur la bibliothèque. La possibilité d’éditer la bibliothèque va permettre à chaque utilisateur d’ajouter, de supprimer ou de modifier les entreprises et les observations-type associées. 

Plus le nombre de personne pouvant ajouter des observation-type est important, plus vous augmentez le risque d’avoir une bibliothèque d’observation confuse et inutilisable.

Dans un objectif d’harmonisation et d’analyse des données de votre projet, nous vous conseillons donc de restreindre cette option à 1 ou 2 utilisateurs en charge de superviser la cohérence de la liste. 

Les droits d'édition de la bibliothèque sont disponibles pour les utilisateurs qui ont un ou plusieurs des droits suivants :

• Administrateur de l'organisation
• Administrateur du projet
• Editeur de projet

Pour modifier les droits ou ajouter de nouveaux membres, consultez cet article.